Compliance

Verfahrensordnung

Was ist ein Compliance-Verstoß und was kann gemeldet werden? 

Compliance-Verstöße können vorliegen, wenn strafrechtliche, bußgeldrechtliche oder sonstige Vorschriften, beispielsweise zur Einhaltung von Menschenrechten oder Umweltvorschriften in Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit von KARL STORZ, verletzt werden. Gemeldet werden können insbesondere tatsächliche oder mögliche Verstöße gegen Gesetze im sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes sowie Verletzungen und Risiken im sachlichen Anwendungsbereich des deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes.

Interne Meldestelle

Wie läuft eine Meldung ab? 

Über die KARL STORZ Compliance Hotline können Sie einen Vorfall online oder telefonisch rund um die Uhr in verschiedenen Sprachen melden – auf Wunsch auch anonym. 

1. Wählen Sie aus, ob Sie ihre Meldung online oder telefonisch tätigen wollen.  
  a.    Einen Vorfall online melden: Geben Sie an, in welchem Land Sie sich befinden und auf welches Land sich Ihr Anliegen bezieht. 
  b.    Einen Vorfall telefonisch melden: Geben Sie an, in welchem Land Sie sich befinden. Es wird Ihnen dann die entsprechende Telefonnummer angezeigt, über die Sie Ihre Meldung einreichen können.

2. Sie werden anschließend aufgefordert, unseren Datenschutzhinweis zu lesen und Ihre Einverständniserklärung zur Verarbeitung ihrer Daten und Informationen zu geben.  

3. Im nächsten Schritt werden Ihnen unterschiedlich definierte Kategorien angezeigt. Sie können auswählen in welche Kategorie Ihr Anliegen am ehesten fällt. 

4. Sie werden nun gebeten weitere Angaben und Details zu Ihrer Meldung zu machen und den Vorfall in eigenen Worten genauer zu beschreiben. Gleichzeitig werden Sie darüber informiert, dass die Möglichkeit besteht, die Meldung anonym zu tätigen. Abschließend müssen Sie ein Passwort für Ihren Bericht erstellen. Sie können sich mit dem Ihnen übermittelten Berichtsschlüssel und dem Passwort einloggen und den Status Ihrer Meldung abfragen, neue Informationen übermitteln oder auf Rückfragen unsererseits eingehen. Gleichzeitig wird so die Möglichkeit geschaffen auch anonym mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren. 

Was passiert mit der Meldung?

1. Eingang und Erstbeurteilung der Meldung: Sie erhalten eine Bestätigung zum Eingang Ihrer Meldung innerhalb von sieben Tagen. Anschließend erfolgt eine rechtliche Erstbewertung der Meldung durch die verantwortliche und in ihrer fachlichen Tätigkeit unabhängige, weisungsungebundene und zur Verschwiegenheit verpflichteten Compliance-Einheit innerhalb KARL STORZ.
  a.    Meldungen aus den Regionen EMEA und APAC werden von Global Compliance bearbeitet.
  b.    Meldungen, die aus Nord-, Mittel- und Südamerika (inklusive Kanada) eingehen, werden von Compliance North America bearbeitet. Sofern möglich, nimmt die zuständige Compliance-Einheit Kontakt mit dem Hinweisgeber auf, um den Sachverhalt mit ihm zu erörtern und bei Bedarf weitere Informationen zu erfragen. Je nach Inhalt der Meldung können andere Fachabteilungen in die Untersuchung eingebunden werden.

2. Untersuchung:
Die eingehenden Meldungen werden unabhängig, unparteiisch und vertraulich untersucht. Druck auf im besten Wissen handelnde Hinweisgeber oder ihre Diskriminierung werden nicht toleriert. Solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist, gilt die Unschuldsvermutung. Stellt sich ein Verdacht als begründet heraus, wird nach dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz im Einzelfall eruiert, welche Maßnahmen angemessen sind.

3. Abschluss des Falls:  
Der Hinweisgeber wird über den Abschluss des Falles informiert.  
Die erhobenen Daten zum jeweiligen Fall werden entsprechend den datenschutzrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und anschließend gelöscht.  

Externe Meldestelle

Zudem können Sie sich an folgende externe Meldestellen wenden: